La gestion d’actifs, par où commencer ?

Vous êtes convaincu que la gestion d’actifs vous apportera une structuration méthodologique efficace de votre patrimoine d’actifs physiques immobiliers (copropriétés, collectivités, etc.) ou d’infrastructures (ferroviaires, routières, aéronautiques, etc.) et une meilleure aide à la décision, mais vous ne savez pas par où commencer ? Une base de données patrimoniale fiable constitue la fondation sur laquelle repose toute stratégie. Découvrez comment l’élaborer sur-mesure en trois étapes !

Étape 1 : circonscrire et nomenclaturer

Un actif – bâtiment (ex. : école), groupe de bâtiments (ex. : groupe scolaire), voire même terrain extérieur (cour de récréation), infrastructure (ex. : route) ou encore procédé (ex. : tri-bagages) – se définit avant tout par la valeur qu’il apporte, d’où l’importance d’en déterminer soigneusement les contours pour le catégoriser avec justesse. Établir le cadre de votre base patrimoniale constitue donc le premier enjeu de votre démarche. Les trois guidelines suivants, forgés sur notre solide expérience et l’accompagnement de maîtres d’ouvrage dans leurs missions, vous aideront à franchir cette première étape.

• Affinez et optimisez votre nomenclature en l’adossant à la fois aux classifications de référence en matière de gestion d’actifs et à celles en vigueur dans votre domaine d’activité. Elles s’organisent toujours selon un principe hiérarchique d’arborescence de type « poupées russes » et autour de deux grands aspects : – physiques et techniques, autrement dit les fonctionnalités des actifs ; – organisationnels, c’est-à-dire les fonctions et usages.

• Choisissez un niveau de détail (LOD : Level Of Detail : découpage spatial, géométrique, organisationnel, par unité opérationnelle, site, bâtiment, local, composants techniques, etc.) et d’information (LOI : Level Of Information : attributs, propriétés, procédures de fonctionnement et de maintenance, dossier de l’ouvrage exécuté, etc.) qui soit conforme aux enjeux ! Trop de détails ou d’informations sont aussi dommageables et inutiles que l’inverse.

• Gardez à l’esprit que cette structuration des données doit vous permettre de reproduire de manière réaliste votre manière de travailler, d’intervenir sur vos actifs, et votre utilisation des espaces (workflow), tant dans l’immédiat que pour les exercices à venir. L’un des objectifs de la gestion d’actifs étant de produire des orientations et des plans d’actions à plus ou moins long terme, la nomenclature doit aussi servir à assurer un traitement des données, un flux de données (datastream) et une transmission de l’information en modes ascendant (bottom-up) et descendant (top-down).

Étape 2 : structurer et homogénéiser

Une fois que le cadre de la liste patrimoniale à respecter et de son registre sont déterminés et formalisés, il faut maintenant recenser vos actifs en centralisant les bases de données existantes au sein de votre organisation. C’est là qu’apparaît souvent la principale difficulté du processus : structurer les données et créer un inventaire du portefeuille des actifs. En effet, selon les collaborateurs auxquels vous vous adressez, le périmètre peut différer, s’élargir, se superposer ou avoir des caractéristiques différentes (nom, surface, localisation, etc.), chaque service travaillant avec celles dont il a besoin. Par exemple, le service des finances se réfère aux surfaces assurées, le service de l’urbanisme utilise les surfaces parcellaires issues du cadastre, alors que les services techniques sont intéressés par la surface de plancher du bâtiment. Ce sont autant d’éléments à homogénéiser pour élaborer un registre patrimonial unique, base indispensable pour construire une information fiable et reproductible dans le temps.

Étape 3 : récupérer et centraliser

Vos actifs s’accompagnent d’informations plus ou moins nombreuses et formalisées (pièces documentaires ou orales). Et cette dernière étape consiste à déterminer :

• les données et leurs attributs pertinents pour faire de la gestion d’actifs (date de construction, surface, utilisation, localisation, dépenses associées, etc.),
• leur fiabilité (date, source, évolution, etc.),
• les informations manquantes et la manière de les recenser (entretien avec les sachants, études complémentaires menées par vos équipes ou des prestataires extérieurs, consultation des archives, etc.).

La démarche de récupération des données est précieuse et leur centralisation s’avère nécessaire afin de les faire vivre au sein d’un écosystème d’outils numériques, qu’il s’agisse d’un simple tableur ou d’un logiciel de gestion de patrimoine. Édition, exploitation et exportation de données sont donc à prendre en compte, tout comme l’aspect collaboratif de l’outil (partage entre les différents services) avec une vigilance à porter sur les droits de modification, pour conserver un suivi et une qualité dans le temps. Pour que l’information soit robuste, il est important de valider le niveau de fiabilité en observant la complétude et l’exactitude de données régulièrement implémentées et actualisées. De même, l’interopérabilité de votre outil avec des logiciels métiers spécifiques est un gage d’utilisation et de mise à jour de l’information.

Les trois étapes-clés pour constituer votre base patrimoniale, la structure fondamentale à toute stratégie de gestion des actifs.

Pour vous accompagner, tbmaestro, en tant que tiers de confiance, et fort de son expérience de consultant et des retours de ses nombreux clients, maîtres d’ouvrage, a conçu et développé ce type d’outil visant à gérer votre liste patrimoniale et son registre de référencement : le logiciel myA de l’application 3t. 100 % web, simple, intuitif et dynamique, il s’adapte à toutes les organisations et centralise vos actifs ainsi que l’ensemble des informations qui y sont associées, en un seul et même lieu, accessible en simultané à tous vos collaborateurs. Point fort de cet outil, myA peut aussi être couplé à l’implémentation de votre base patrimoniale existante, de ses données et documents associés, sur l’ensemble de votre parc d’actifs.

Constituer et fiabiliser une base de données patrimoniale, à travers la connaissance de votre portefeuille d’actifs et la centralisation des informations liées, est le premier pas dans un processus de gestion d’actifs. L’aide à la décision à travers des indicateurs de performance, la mise en place d’une stratégie et d’un plan d’actions, le suivi du cycle de vie des actifs, la gestion des ressources humaines, des conventions et contrats divers ainsi que les risques, sont autant de leviers de la gestion d’actifs qui s’appuient sur votre liste patrimoniale et son registre de référencement. Il est donc primordial d’être en mesure de les implanter, les suivre et les mettre à jour. Car les données issues de ces outils sont la fondation fiable menant à l’élaboration de votre schéma directeur immobilier et de votre plan de maintenance régulière.

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Mots clefs : Gestion d’actifs, Actifs physiques, Base de données patrimoniale, Informations, Patrimoine immobilier, Outil de gestion de patrimoine, Portefeuille d’actifs, Logiciel de gestion d’actifs, myA, Schéma Directeur Immobilier, Plan de maintenance

Date de l’article : 18/06/2020

Rédacteurs : Nina Bouaziz, Jean-Pascal Foucault

Sources :

ISO 55000 : 2014 – Gestion d’actifs

ISO 16739 : 2013 – Classes de fondation d’industrie (IFC) pour le partage des données dans le secteur de la construction et de la gestion des installations

ISO 29481-1 : 2016 – Building information models – Information delivery manual – Part 1: Methodology and format

ASTM E1557 – 09 – Standard Classification for Building Elements and Related Sitework – UNIFORMAT II

ASTM E3035 – 15 – Standard Classification for Facility Asset Component Tracking System (FACTS)