Organiser sa gestion patrimoniale en distanciel

Comment maintenir une gestion efficace de son parc immobilier lorsque la distance s’instaure entre le gestionnaire, ses équipes et les équipements dont il assure la supervision ? Cet article propose des conseils en vue de cibler les tâches du gestionnaire qui sont particulièrement propices à être opérées en télétravail.

Les événements du printemps dernier ont bousculé les habitudes de travail. Pour les gestionnaires de patrimoine immobilier et leurs équipes en charge de la maintenance, le confinement a limité l’accès au terrain et ainsi mis en suspens deux de leurs activités principales : le suivi des opérations et les réponses aux sollicitations en urgence des usagers.

Dès lors, que faire de ce temps qui n’est plus passé sur site(s) ? Face à l’impossibilité de se déplacer, les gestionnaires ont dû s’adapter, mettre en place de nouvelles méthodes de travail mais aussi accomplir des tâches plus facilement réalisables en distanciel et tout autant indispensables à une bonne gestion d’un parc immobilier.

Plus généralement, ces périodes de travail prolongé loin du terrain peuvent être mises à profit pour constituer ou consolider des bases de données utiles pour le gestionnaire : informations générales sur les bâtiments (ex : adresse, catégorie ERP, …), inventaire des contrôles règlementaires à effectuer ou des plans à actualiser, recensement des occupants, etc. Ces éléments sont souvent mis à jour de manière trop irrégulière. Le risque est alors de partager des informations erronées vers d’autres services internes ou externes à l’organisation (ex : listing des surfaces pour les assureurs). Par la suite, une actualisation annuelle semble être une fréquence convenable et peu chronophage et permet, lorsque trop de données sont obsolètes, de confier aux équipes d’éventuels axes de « travail en distanciel » pour les mois à venir.

Cela peut également être l’occasion de mettre en place des indicateurs simples de performance du patrimoine. Qu’ils soient en lien avec le volet technique, occupationnel (ex : estimation des surfaces inoccupées) ou financier (ex : ratios surfaciques de dépenses en entretien-maintenance / investissement / consommations énergétiques), ils permettent de faciliter la comparaison entre espaces et bâtiments et donc, d’aider à la décision pour la priorisation des investissements à réaliser.

Enfin, une autre conséquence de l’apparition d’une gestion « à distance » réside dans la place que doit désormais prendre la numérisation des données et des documents. Le gestionnaire et ses équipes ne doivent plus être dépendants de supports physiques, difficiles à stocker en dehors du lieu de travail. La mise en place et la structuration d’une GED (Gestion Électronique des Documents) fait donc également partie de ces tâches de fond pouvant être réalisées à court terme afin d’offrir un accès aux données simplifié à l’ensemble des collaborateurs.

Avec le développement croissant du télétravail, ces nouvelles tâches « en distanciel » vont avoir tendance à se développer et ainsi compléter les procédés de pilotage d’un parc immobilier. En plus des services de conseil qu’elle propose, la société tbmaestro met à disposition des gestionnaires publics et privés des solutions logicielles permettant de faciliter l’exploitation des bases patrimoniales (gestion collaborative, exploitation collaborative).

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Mots clefs : travail distanciel, indicateurs, GED, structuration des données, gestion de patrimoine immobilier

Date de l’article : 30/09/20

Rédacteur : Jean-Baptiste Fournier