Gérer un parc immobilier, c’est bien évidemment gérer sa performance, au bénéfice des usagers, et ses risques, afin d’anticiper au mieux les problèmes qui nécessiteraient une action immédiate et souvent mal préparée. Mais presque toujours, les activités de la gestion immobilière s’effectuent dans un environnement financier contraint. Il convient donc de bien connaître ses besoins financiers pour cibler un budget conforme aux enjeux et objectifs de son organisation. Mais quelles sont les techniques comptables pour identifier les enveloppes budgétaires requises ? Et comment estimer de manière adéquate les dépenses de fonctionnement (OPEX) et les dépenses d’investissement (CAPEX) ?
L’idée de comptabiliser les activités d’une organisation remonte à l’époque de l’Antiquité européenne, mais elle fut officiellement théorisée par le franciscain italien Luca Bartolomes Pacioli dans un livre publié en 1494 à Venise. Bien plus que le simple enregistrement d’actes liés à l’achat de produits ou de services, la comptabilité vise, dès ses origines, à estimer la valeur des biens tangibles considérés comme des actifs utiles à la production et au commerce afin d’en déterminer une valeur d’échange et éventuellement une rentabilité. Et dans le cas de la comptabilité pour les villes et autres entités publiques, l’intérêt n’est pas la rentabilité, mais plutôt la juste dépense pour atteindre les objectifs de la société.
Exemples :
Une vache est un actif qui coûte à l’achat 1 500 € et dont la production de lait est d’environ 10 000 litres par an. Elle rapporte environ 345 € par 1 000 litres, mais génère aussi de nombreuses dépenses pour la nourrir et l’entretenir, et ce, durant les 15 ans de sa vie productive. La comptabilité permet d’en déduire une rentabilité.
Par analogie, dans le champ des dépenses publiques, prenons le cas d’une école primaire : le bâtiment est un actif physique permettant au directeur de l’établissement de former des citoyens qui seront à la fois des porteurs des valeurs d’un pays et des contributeurs à la richesse de ce pays par leurs actions économiques. Il y a donc une série de dépenses nécessaires à l’atteinte des objectifs durant les neuf à dix ans de la scolarité d’un élève.
Comme pour toute activité, le juste coût est recherché. Aujourd’hui, les normes comptables tendent à s’uniformiser dans les organisations avec certaines obligations pour l’utilisation de la norme IFRS en plus de la norme française. L’approche souvent utilisée est celle du regard historique des dépenses à partir de la comptabilité générale, qui est un outil d’information visant la rectitude juridique de l’utilisation des deniers. En complément, il est primordial de mettre en place une comptabilité analytique, comme outil d’analyse qui permet de prendre de bonnes décisions.
Dans le domaine de la gestion d’actifs physiques, la connaissance de l’architecte, de l’ingénieur et de tous les autres techniciens responsables de la construction ou de l’exploitation et de la maintenance d’un bâtiment est primordiale pour établir à la fois la structure et le contenu de la comptabilité analytique.
Même avec la meilleure volonté du monde, un comptable, rompu à l’exercice de la comptabilité générale, a besoin de l’expert en gestion d’actifs, qu’il soit interne ou non à l’organisation, afin de bien estimer les besoins financiers requis tout au long du cycle de vie d’un actif.
L’analyse des dépenses réalisées dans le cadre de la gestion de patrimoines immobiliers permet de mettre en évidence essentiellement deux natures de budgets distincts, mais complémentaires :
Au sein de chacun de ces budgets, il existe plusieurs sous-catégories à définir selon la comptabilité analytique souhaitée. L’OPEX, qui est la contraction d’Operational Expenditures, regroupe généralement les dépenses menant à la mise en place du budget de maintenance consacré au « bien-être » des actifs (bâtiments et infrastructures) et du budget d’exploitation qui pourrait, lui, être associé au « bien-être » des personnes, qu’il s’agisse des usagers ou des utilisateurs de l’actif considéré.
Le budget dit « OPEX » est ainsi plus couramment appelé budget de fonctionnement pour l’exploitation et la maintenance. Il couvre en grande partie des dépenses régulières telles que celles de la maintenance, de l’entretien courant du bâtiment ainsi que celles en fluides, nettoyage, sécurité, sûreté ; en somme, à toutes les activités visant à rétablir, maintenir ou améliorer les ambiances thermiques, lumineuses, acoustiques, esthétiques, etc.
Le budget CAPEX, qui est la contraction de Capital Expenditures, se compose quant à lui généralement de dépenses issues d’activités liées aux trois sous-catégories suivantes :
Les règles comptables sur l’identification de la nature budgétaire d’une action sont sujettes à interprétation. C’est le rôle du responsable de la gestion des actifs d’accompagner le comptable dans cette étape. Et la clé d’interprétation se trouve autour de la réflexion sur la valeur, le cycle de vie ainsi que la dépréciation et la dégradation.
Or donc, une action de type CAPEX vise à accroître de manière significative la durée de vie utile de l’actif et donc à rétablir, maintenir et parfois accroître sa valeur d’usage. Ainsi, cette dépense est essentiellement issue d’une dette financière et le suivi de sa dépréciation, par l’amortissement comptable, sera nécessaire.
En revanche, dès lors qu’une action tend à rétablir ou maintenir le bon fonctionnement des ambiances, de l’usage au quotidien, en n’ayant aucune incidence significative sur l’extension de la durée de vie ou sur la valeur du bien, cette dépense est associée à de la consommation. Elle relève alors de l’OPEX.
Exemple :
Si le remplacement d’un luminaire défectueux est effectué par des agents de maintenance en interne dans le cadre des travaux courants. C’est une intervention relevant du budget OPEX. En revanche, en cas de travaux plus conséquents de type remplacement au complet (« relamping »), il s’agit plutôt d’une intervention relevant du budget CAPEX qui rallonge la durée de vie du composant « Système d’éclairage ».
Dans les deux cas, quel que soit le budget concerné, l’objectif est le même : sauvegarder ou améliorer la valeur d’usage du patrimoine immobilier. Dans le premier, il s’agit d’un remplacement de « consommable » et donc d’une opération courante (OPEX) tandis que dans le second, il s’agit d’une intervention ponctuelle conséquente redonnant de la valeur d’usage à l’actif (CAPEX).
On estime aujourd’hui qu’il faudrait investir entre 1 et 5 % de la valeur actuelle de remplacement (VAR) d’un parc immobilier par an en budget OPEX et entre 0,5 et 3 % en budget CAPEX pour rétablir ou maintenir la valeur d’usage de ses actifs, en somme pour un bon état de santé des bâtiments.
Avec un parc immobilier vieillissant, les phénomènes de vétusté accrus, l’augmentation importante de la pression des mises en conformité réglementaire ainsi que les attentes d’évolution de l’usage de certains espaces rendent difficiles une réponse simple au besoin d’établir des budgets OPEX et CAPEX justes et raisonnables, en fonction des enjeux et objectifs de l’organisation.
Pourtant, des solutions existent : la mise en place et le suivi d’un schéma directeur immobilier et d’un plan organisationnel et technique de la maintenance régulière sont les démarches essentielles et les outils fondamentaux pour identifier et estimer ces budgets.
Sans eux, comment répondre à la question de plus en plus fréquente sur le coût global des actifs, ce TOTEX (Total Expenditures) qui alimente les décisions à court, moyen et long terme de l’État, de villes, d’entreprises et de toutes les entités qui cherchent à maximiser la valeur de leurs actifs physiques ?
Mots clefs : CAPEX, OPEX, comptabilité, budget, cycle de vie, valeur, dépréciation, dégradation, exploitation, maintenance régulière, investissement, fonctionnement, gestion d’actifs, asset management, patrimoine immobilier, PACKiT, 3t, myA
Date de l’article : 20/05/2020
Rédacteurs : Thomas Pradier, Jean-Pascal Foucault.
Sources et notes :
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